Wanneer een incassobureau inschakelen?

Betaalt jouw debiteur de rekening maar niet? Dat is natuurlijk ontzettend vervelend, want je hebt gewoon recht op je geld. Een incassobureau is er om je te helpen bij het innen van de incasso. Voor veel ondernemers is het inschakelen van een incassobureau een grote stap, omdat ze bang zijn dat de relatie met de debiteur daardoor verandert. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare partij die goed luistert naar jouw wensen. Heb je deze partij gevonden? Dan wil je natuurlijk de incassoprocedure starten. Ben je benieuwd wanneer je dit precies mag doen? Dat vertellen we je in deze blog.

Duidelijke afspraken en facturen

Ten eerste is het belangrijk om altijd duidelijke afspraken te maken met je debiteur. Als je voorwaarden en afspraken niet juist zijn opgesteld, bestaat de mogelijkheid dat de debiteur onder de betaling uit kan komen. En dat wil je natuurlijk niet! Leg dus alle betalingsafspraken vast in je voorwaarden. Dit kun je ook laten doen door een ondernemingsrecht advocaat. Zo weet je zeker dat dit goed gebeurt en dat je geen dingen over het hoofd ziet. Factureer direct na het uitvoeren van de werkzaamheden. Vermeld in de factuur duidelijk het te betalen bedrag en de datum waarvoor het bedrag betaald moet zijn.

Schriftelijke aanmaning

Heeft je debiteur niet betaald voor deze datum? Dan kun je ervoor kiezen om zelf een schriftelijke aanmaning te versturen. Hierin vermeld je nogmaals het bedrag wat betaald moet worden en binnen welke termijn je dit wil hebben. Misschien is je debiteur simpelweg vergeten om te betalen, en dan komt het enigszins heftig over om meteen een incassobureau in te schakelen. Daarom is het slim om eerst zelf een betalingsherinnering te versturen. Bij een ingebrekestellingsbrief wordt de debiteur erop gewezen dat hij nog moet betaling en wordt er een laatste termijn gegeven. Als er binnen deze termijn nog niet is betaald, zal er een incassobureau worden ingeschakeld. Dit wordt ook vermeld in de brief, eveneens het feit dat alle incassokosten die hiermee worden gemaakt voor rekening van de debiteur zijn.

De wettelijke verjaringstermijn

Wacht je nog even met het inschakelen van een incassobureau? Houd er dan wel rekening mee dat er sprake is van een wettelijke verjaringstermijn. Deze termijn bedraagt 5 jaar, waarna openstaande vorderingen verjaren. Vergeet de factuur dus niet en dien hem op tijd in bij een incassobureau! Niet alleen door de verjaringstermijn, maar ook omdat de slagingskans dan groter is.

Incassobureau inschakelen

Een incassobureau inschakelen kun je dus In principe op elk moment doen. Zodra de betalingstermijn is verstreken, kun je de factuur overdragen aan een incassobureau. Natuurlijk kun je er wel voor kiezen om eerst zelf een aanmaning te versturen. Dit kan namelijk helpen om de relatie met de klant in tact te houden. Een incassobureau kan de debiteur op verschillende manieren manen tot betaling, bijvoorbeeld door het sturen van mails, brieven of het leggen van telefonisch contact.

Bezuinigen op kantoor

Het milieu is een hot item over de hele wereld, steeds meer mensen en bedrijven proberen zoveel mogelijk stappen te ondernemen om minder energie te verbruiken, zo zijn autofabrikanten ontzettend druk bezig om auto’s op elektriciteit door te ontwikkelen. Maar ook in gewone kantoorgebouwen wordt er steeds meer gedaan om te bezuinigen, waarop wordt nou het meeste bezuinigd en hoe kunt u dat doen?

De apparaten

Er zijn in een kantoor waarschijnlijk veel verschillende apparaten staan die stroom verbruiken, denk aan PC’s, laptops, printers en andere vergelijkbare apparaten, airco’s, schermen, koffiezetapparaten, magnetrons etc. Als u een nieuw apparaat aanschaft let dan goed op het verbruik, probeer altijd energiezuinige apparaten aan te schaffen. Let er ook goed op dat als apparaten niet gebruikt worden dat deze uit worden gezet en niet op een standby modus, ook hierin gebruiken ze nog veel sluipstroom.

Verlichting

LED verlichting heeft de laatste jaren veel stappen gemaakt. De eerste LED verlichting had een zeer onprettige kleur wat de sfeer niet ten goede kwam. Echter kan je LED nu in alle kleuren krijgen. De investering in LED is relatief laag en verdien je meestal in twee jaar al terug, probeer dus zo snel mogelijk over te gaan op LED kantoorverlichting. Overgaan op LED doet al veel voor je energierekening, maar probeer er ook op te letten om de verlichting uit te doen in ruimtes die niet gebruikt worden en het wordt aangeraden om gebruik te maken van bewegingssensoren in ruimtes zoals toiletten of vergaderzalen.

Printen

Iedereen kent wel de verhalen over hele hectares regenwoud die gekapt worden, hoewel papier een relatief kleine gebruiker is van hout heeft het er wel effect op. Probeer daarom ook zoveel mogelijk digitaal te werken en let op wat je allemaal print. Als u als bedrijf toch veel moet printen, probeer dan dun papier te kopen of milieuvriendelijk papier met een FSC of PEFC keurmerk. 

Airco

De airco gebruikt veel energie, toch is het in de zomer vaak nodig om een goed werkklimaat te hebben, te warm is immers niet fijn. Dit geldt ook voor de verwarming in de winter. Probeer ervoor te zorgen dat alle deuren en ramen dicht gehouden worden als de airco of verwarming aan staat.

Personeel

Probeer uw personeel erop te laten letten dat ze overbodige apparaten en verlichting uitzetten en dat ze ramen en deuren dicht doen als de airco aan staat. U kunt er immers niet constant zelf achterna zitten. Dit is de goedkoopste oplossing om verandering in uw energierekening te kunnen zien.